Niniejszy regulamin określa zasady funkcjonowania Portalu Klienta oraz zasady korzystania z jego zasobów, w szczególności prawa i obowiązki Klientów oraz zasady akceptacji udostępniania/przesyłania E-Dokumentów, w tym Faktur Elektronicznych.

Poniższe terminy pisane wielką literą mają następujące znaczenie w niniejszym Regulaminie:

Alphabet	oznacza Alphabet Polska Fleet Management sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Wołoska 22 A, 02-675 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000032610, kapitał zakładowy 75.189.500,00 zł, NIP 526-25-44-241;
E-Dokumenty	oznaczają dokumenty elektroniczne wygenerowane przez Alphabet dotyczące Klienta w tym Fakturę Elektroniczną oraz wszelkie inne elektroniczne dokumenty udostępnione i wygenerowane przez Alphabet w Portalu Klienta;
E-Zgoda	oznacza zgodę Klienta w formie elektronicznej na dostęp do Portalu Klienta, wystawianie i udostępnianie/przesyłanie E-Dokumentów dotyczących umowy zawartej przez Klienta z Alphabet w Portalu Klienta i na podany przez Klienta adres e-mail;
Faktura	oznacza w szczególności fakturę, notę korygującą, fakturę korygującą, duplikat faktury lub inny rachunek zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, zawierające dane wymagane Ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, spełniający wymogi określone w przepisach prawa;
Faktura Elektroniczna	oznacza Fakturę w formie elektronicznej w rozumieniu Ustawy, wystawioną i otrzymaną w formacie elektronicznym PDF (Portable Document Format);
Klient	osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej będąca stroną umowy z Alphabet, posiadająca indywidualne konto internetowe w Portalu Klienta
Portal Klienta	oznacza platformę dedykowaną dla klientów Alphabet pozwalającą na prezentację E-Dokumentów dotyczących Klienta;
Podmioty uprawnione do kontroli	oznacza podmioty władzy publicznej uprawnione do żądania udostępnienia dokumentów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowań kontrolnych, w tym postępowania przewidzianego przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.);
Przerwa Techniczna	przerwa w funkcjonowaniu Portalu Klienta w przypadku konieczności rozbudowy, zmiany konfiguracji, wymiany, naprawy lub konserwacji Portalu Klienta lub platformy sprzętowej na której jest umieszczony Portal Klienta;
Regulamin	niniejszy Regulamin określający zasady korzystania z Portalu Klienta oraz zasady akceptacji udostępniania/przesyłania E-Dokumentów;
Usługa	świadczenie polegające na korzystaniu z Portalu Klienta;
Dostawca	oznacza Infinite sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul . Projektowa 1, 20-209 Lublin, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Lublinie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000016222, kapitał zakładowy 8.341.500,00zł, NIP 946-18-94-773, obsługującego Portal Klienta przy pomocy systemu;
UŚUDE	oznacza ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. nr 144, poz. 1204 z późn. zm.);
Ustawa	oznacza ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.);

1. Klient korzystający z usługi udostępniania E-Dokumentów za pośrednictwem Portalu Klienta zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem, jego akceptacji i przestrzegania jego postanowień.
2. Niniejszy Regulamin udostępniany jest za pośrednictwem strony internetowej Portalu klienta Alphabet znajdującej się pod adresem: https://alphabet.portaldokumentow.pl. Usługa jest usługą świadczoną drogą elektroniczną w rozumieniu UŚUDE i polega na udostępnieniu Klientowi przez Alphabet E-Dokumentów z tytułu zawartych umów pomiędzy Alphabet a Klientem.

1. Do korzystania z serwisu internetowego Portal Klienta niezbędny jest dostęp do Internetu, oraz przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i Cookies. Aplikacja została dostosowana do współpracy z następującymi lub wyższymi wersjami przeglądarek: Internet Explorer 11, Mozilla Firefox 42.0, Google Chrome 46.0.24.
2. W celu prawidłowego odczytu E-Dokumentów konieczne jest zainstalowanie programu Adobe Acrobat Reader. Aplikację Adobe Acrobat Reader można pobrać bezpłatnie z następującej lokalizacji: http://get.adobe.com/reader/
3. Warunkiem korzystania z Portalu Klienta jest posiadanie aktywnego konta dostępowego do Portalu Klienta.
4. Aby uaktywnić konto na Portalu Klienta dla trwającej umowy należy wyrazić E-Zgodę za pośrednictwem Alphabet (przesyłając zapytanie na adres e-mail faktury@alphabet.pl na udostępnianie/przesyłanie E-Dokumentów w ramach Portalu Klienta. Klient jest uprawniony do wycofania E-Zgody w każdym czasie.
5. Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane powiadomienia o udostępnieniu E-Dokumentów na Portalu Klienta poprzez wysłanie informacji na adres e-mail: faktury@alphabet.pl
6. Przed udzieleniem E-Zgody, Klient ma możliwość zapoznania się z aktualnym Regulaminem. Za pośrednictwem adresu e-mail: https://alphabet.portaldokumentow.pl. Klient otrzymuje link aktywacyjny, który pozwoli mu zaakceptować aktualny Regulamin. Po akceptacji Regulaminu, Klient za pomocą udostępnionego loginu i hasła uzyskuje dostęp do Portalu Klienta.
7. Po uaktywnieniu konta, dostęp do Portalu Klienta możliwy jest za pośrednictwem strony internetowej Portalu Klienta: https://alphabet.portaldokumentow.pl po uzyskaniu autoryzacji przy pomocy loginu i hasła.

1. Podstawą prawną do wystawiania i przesyłania Faktur Elektronicznych są przepisy Ustawy. W przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, podstawą prawną do wystawiania i przesyłania Faktur Elektronicznych oraz innych E-Dokumentów będą nowe, obowiązujące przepisy.
2. Warunkiem otrzymywania Faktur Elektronicznych za pośrednictwem Portalu Klienta jest złożenie przez Klienta oświadczenia o akceptacji stosowania Faktur Elektronicznych przez Alphabet lub podmiot upoważniony przez Alphabet oraz wyrażenie E-Zgody na udostępnienie/przesyłanie E-Dokumentów za pośrednictwem Portalu Klienta. Formularz do złożenia oświadczenia w formie pisemnej stanowi załącznik do umowy zawartej z Alphabet.
3. System stosowany przez Alphabet oraz Dostawcę zapewnia:
   1. autentyczność pochodzenia Faktury Elektronicznej,
   2. integralność treści Faktury Elektronicznej, oraz
   3. czytelność Faktury Elektronicznej.
4. Każda wystawiona Faktura Elektroniczna, poza przesłaniem na wskazany w oświadczeniu o akceptacji stosowania Faktur Elektronicznych adres poczty elektronicznej, jest udostępniona Klientowi na Portalu Klienta. Jednocześnie Klient otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie poprzez pocztę elektroniczną na adres wskazany w E-Zgodzie. W momencie udostępnienia Faktury Elektronicznej Klient uzyskuje możliwość wejścia do Portalu Klienta oraz pobrania Faktury Elektronicznej z serwera.
5. Za datę akceptacji przez Klienta udostępniania/przesyłania E-Dokumentów na Portalu Klienta, uważa się datę otrzymania przez Alphabet poprawnie wyrażonej E-Zgody, o której mowa w niniejszym Regulaminie i po zaktualizowaniu systemu przez Alphabet.
6. Wyrażenie E-Zgody przez Klienta nie wyłącza prawa Alphabet do stosowania Faktur w wersji papierowej.
7. Klient jest uprawniony do wycofania E-Zgody według wzoru oświadczenia udostępnionego przez Alphabet. Od dnia następującego po dniu doręczenia oświadczenia Klienta o wycofaniu E-Zgody do Alphabet lub podmiotu upoważnionego przez Alphabet, Alphabet traci prawo do udostępniania/przesyłania na rzecz Klienta Faktur Elektronicznych za pośrednictwem Portalu Klienta.
8. Ponowne uzyskanie dostępu do Portalu Klienta wymaga wyrażania E-Zgody przez Klienta zgodnie z Regulaminem.
9. Faktury Elektroniczne są dostępne i archiwizowane na Portalu Klienta przez okres 6 lat, licząc od końca roku, w którym dana Faktura Elektroniczna została wystawiona.
10. Faktury Elektroniczne będą udostępnianie w formacie PDF (Portable Document Format).
11. Załączniki do faktur elektronicznych standardowo będą udostępniane w formacie xlsx (EXCEL), oraz mogą zostać udostępnione w formatach PASCOM, SOFTRA, CARMEN, na wniosek Klienta przesłany na adres e-mail faktury@alphabet.pl
12. Klient jest odpowiedzialny za pobranie E-Dokumentów i ich przechowywanie oraz udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej przez okres zgodny z przepisami prawa i w zgodzie z przepisami prawa w szczególności z Ustawą.
13. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Portalu Klienta, danych umieszczonych na E-Dokumentach, wniosków o podanie danych do logowania lub numeru Klienta w przypadku ich utraty lub braku dostępności powinny być zgłaszane Alphabet na adres e-mail faktury@alphabet.pl.

1. Klient otrzymuje dostęp do indywidualnego konta na Portalu Klienta.
2. Dostęp do konta na Portalu Klienta jest zabezpieczony indywidualnym loginem oraz hasłem.
3. Klient zobowiązany jest właściwie zabezpieczyć swój login i hasło, aby uniemożliwić dostęp do Portalu Klienta osobom nieuprawnionym. W przypadku utraty loginu/hasła lub uzyskania dostępu do Portalu Klienta przez osoby nieuprawnione, Klient jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Alphabet na adres e-mail faktury@alphabet.pl. Alphabet jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich działań w celu zabezpieczenia dostępu do Portalu Klienta po otrzymaniu stosowanej informacji od Klienta. Alphabet nie będzie ponosił odpowiedzialności, w przypadku gdy dostęp do portalu uzyska osoba nieuprawniona z przyczyn za które odpowiedzialność ponosi Klient.
4. Klient ma możliwość podglądu oraz pobrania E-Dokumentów w ramach indywidualnego konta na Portalu Klienta.
5. Dostęp do E-Dokumentów jest możliwy w trybie całodobowym. Dostawca zastrzega sobie prawo do Przerw Technicznych.
6. Klient traci dostęp do Portalu Klienta po ośmiu miesiącach od daty zakończenia umowy, licząc od początku miesiąca bezpośrednio przypadającego po zakończeniu umowy z Klientem.
7. Klient ma zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym w ramach udostępnianego Portalu Klienta.
8. Alphabet zastrzega sobie prawo do dezaktywacji dostępu Klienta do Portalu Klienta w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, np. w przypadku rażącego naruszenia umów zawartych z Alphabet lub niniejszego Regulaminu, w tym próby nieuprawnionego dostępu do Portalu Klienta

1. Na podstawie art. 6 pkt 1 UŚUDE, Alphabet i Dostawca informują, iż w związku ze świadczonymi usługami drogą elektroniczną Klient może być potencjalnie narażony na następujące zagrożenia:
• złośliwe oprogramowanie (ang. malware) – różnego rodzaju aplikacje lub skrypty mające szkodliwe, przestępcze lub złośliwe działanie w stosunku do systemu teleinformatycznego użytkownika sieci, takie jak wirusy, robaki, trojan (konie trojańskie), keyloggery, dialery;
• programy szpiegujące (ang. spyware) – programy śledzące działania użytkownika, które gromadzą informacje o użytkowniku i wysyłają je - zazwyczaj bez jego wiedzy i zgody - autorowi programu;
• spam - niechciane i niezamawiane wiadomości elektroniczne rozsyłane jednocześnie do wielu odbiorców, często zawierające treści o charakterze reklamowym;
• wyłudzanie poufnych informacji osobistych (np. haseł) przez podszywanie się pod godną zaufania osobę lub instytucję (ang. phishing);
• włamania do systemu teleinformatycznego użytkownika z użyciem m.in. takich narzędzi hackerskich jak exploit i rootkit.
2. Powyżej wskazane zagrożenia mogą wystąpić jedynie potencjalnie, ale powinny być brane pod uwagę przez Klienta, mimo zastosowania przez Alphabet i Dostawcę środków zabezpieczających przez nieuprawnionym działaniem osób trzecich.
3. Klient, w celu uniknięcia zagrożeń wskazanych, o których mowa w punkcie 1 powyżej, powinien zaopatrzyć urządzenia elektroniczne, które wykorzystuje w celu uzyskania dostępu do Portalu Klienta, w aktualne programy zabezpieczające, w tym antywirusowe. Ochronę przed zagrożeniami związanymi z korzystaniem przez użytkowników z usług świadczonych drogą elektroniczną zapewniają także:
   • włączona zapora sieciowa (ang. firewall),
   • aktualizacja wszelkiego oprogramowania,
   • nieotwieranie załączników poczty elektronicznej niewiadomego pochodzenia,
   • czytanie okien instalacyjnych aplikacji, a także ich licencji,
   • regularne całościowe skany systemu programem antywirusowym i antymalware,
   • szyfrowanie transmisji danych,
   • instalacja programów prewencyjnych (wykrywania i zapobiegania włamaniom),
   • używanie oryginalnego systemu i aplikacji, pochodzących z legalnego źródła.

1. Alphabet ma prawo swobodnego administrowania Portalem Klienta.
2. Kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Alphabet w związku z korzystaniem ze strony: https://alphabet.portaldokumentow.pl reguluje Polityka Ochrony Danych Osobowych znajdująca się pod adresem: https://alphabet.portaldokumentow.pl/polityka-ochrony-danych-osobowych.
3. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych Klientów znajduje się pod adresem: https://alphabet.portaldokumentow.pl/polityka-ochrony-danych-osobowych.
4. W zakresie stosowanych przez Alphabet plików Cookies zastosowanie mają odpowiednie postanowienia Polityki Cookies znajdujące się pod adresem: https://alphabet.portaldokumentow.pl/polityka-cookie.
5. Alphabet nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu.
6. Alphabet i Dostawca nie ponoszą odpowiedzialności za skutki wynikłe z ujawnienia osobom trzecim przez Klienta loginu i hasła oraz innych danych Klienta znajdujących się na Portalu Klienta niezależnie od przyczyny ich ujawnienia.
7. Alphabet zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. O stosownych zmianach oraz dacie ich wejścia w życie Alphabet powiadomi Klientów, w szczególności poprzez zamieszczenie komunikatu na Portalu Klienta i zamieszczenie nowej treści Regulaminu. Dalsze korzystanie z Portalu Klienta wymaga wyrażenia zgody na nową treść Regulaminu.
8. Regulamin obowiązuje od dnia 22.10.2018 roku.